К вопросу о внедрении бизнес-приложений

С.Трофимов

25.02.2007

Внедрение - достижение практического использования прогрессивных идей, изобретений, результатов научных исследований (инноваций).

Экономический словарь

А вам то это зачем?*

Разработка программного обеспечения - дело хоть и интересное, но далеко не простое. Однако, разработать программу - это даже не половина дела. Некоторые разработчики считают, что спасение утопающих - дело рук самих утопающих в смысле - пользователей, и не удосуживаются даже описать программу как следует. Мы разработали - вы купили (скачали, или в конце концов - украли) и дальше уже ваши проблемы, считают они.

В России это довольно распространенная ситуация. Есть некая программа, которой пользуется, например, ваш сосед, и вы решили приобрести себе такую же. И вот она у вас на компьютере, в лучшем случае, к ней есть документация по которой можно худо-бедно разобраться в том, как программа работает. Но поскольку часто справочная система на английском, или того хуже - чтобы разобраться с нуля нужны специфические знания, то мы ищем книгу, в которой доступным для простых "чайников" языком что-то описано. Разобравшись в азах - можно уже углубляться в справочную систему для поиска нюансов, которые, обычно, в книгах не пишут.

Так происходит с "коробочными" приложениями такими как офисные программы или, скажем, графические редакторы. Очень хочется и для бизнес-приложений, таких как CRM или даже ERP и применить тот же подход. Я периодически слышу фразу от руководителей - "Нам внедрение не нужно, у нас хороший системный администратор - он сам во всем разберется, ведь система-то небольшая, всего 5 рабочих мест."

То, что работы, называемые "внедрением" необходимы в случае запуска на предприятии большой информационной системы - уже редко вызывает вопросы, а нужно ли внедрение в относительно небольших проектах? Где та грань, за которой необходимо приглашение внешних консультантов, а когда можно обойтись своими силами? А может быть, для таких проектов внедрение как таковое вообще не нужно? Давайте разберемся вместе.

Что такое внедрение?

Для начала определимся, что мы понимаем под внедрением. Согласно словарю Ожегова:
Внедрение - это использование в производстве, в практике результатов каких либо исследований, экспериментов. Для программного обеспечения это будет комплекс мероприятий, конечной целью которых является практическое использование программных обеспечения в работе предприятия. Т.е. мало купить программу, ее еще нужно начать использовать, для чего, собственно и предназначено внедрение. Если вы приобрели новый текстовый редактор, но положили его на полку и продолжаете пользоваться старой версией, служившей верой и правдой несколько лет, то в вашем случае внедрение закончилось неудачей еще не начавшись. Чтобы начать использовать какую-либо вещь, нужно приложить некоторые усилия, а в случае с программами усилия необходимы не только ваши, но и других сотрудников которые должны будут работать с программной системой и, которые иногда против нововведений.

Какие работы необходимо провести?

Есть уже разработанные методики внедрения для крупных бизнес-приложений. Например Oracle предлагает Application Implementation Method (AIM) - методику внедрения готовых приложений, а при внедрении SAP/R3 используется другая методика ASAP. В таких методиках подробно расписан весь комплекс мероприятий, кто, что и когда должен делать. Не вдаваясь в конкретику можно выделить несколько общих пунктов. Это:

Определение бизнес-процессов.
Настройка функциональности для реализации бизнес-процессов.
Конвертация данных.
Обучение.
Запуск в эксплуатацию.

Итак, для внедрения больших систем - эти работы нужны. А что можно сказать для программ меньшего масштаба? Возьмем простой пример. Менеджеры по продажам работают с блокнотами и там ведут своих клиентов, записывая телефоны и необходимые дела. Вы хотите использовать небольшую базу данных, в которой будут храниться сведения о клиентах, и которые могут быть использованы менеджерами при работе в локальной сети предприятия. Нужно ли проводить упомянутые работы?

1. Определение бизнес-процессов - это первый шаг, который делается еще до выбора конкретного приложения. Описываются те задачи, которые выполняют менеджеры, такие как хранение данных о клиентах, поиск по номеру телефона, по имени клиента, деление клиентов на потенциальных, текущих,"холодных", сегментирование клиентов по определенным признакам, например по региону или типу бизнеса и т.п. не забудьте об отчетах по проделанной работе, которые ежемесячно заставляет писать начальство перед выдачей заработной платы. Без описания бизнес-процессов, которые должны быть эталоном для выбора и дальнейшего внедрения программной системы вы будете брести на ощупь в неизвестном направлении. Если не известна цель, то как можно понять достигнута ли она?

2. После выбора системы, которая должна реализовывать определенные бизнес-процессы, идет установка и ее настройка. Как минимум необходимо определить пользователей системы и права доступа к данным, возможно понадобится более тонкая настройка в зависимости от конкретного приложения. Так что этот пункт также придется пройти в том или ином объеме.

3. Если хотя бы у одного менеджера будет файл excel со списком клиентов, то их необходимо будет внести в базу данных, возможно вручную, а может быть используя программные конверторы. Для больших систем конвертирование данных может занять значительно время. В некоторых случаях можно пожертвовать прошлой информацией и начать вести систему с "чистого листа", то справочники в любом случае придется вносить в систему.

4. Обучение также необходимо. В некоторых случаях возможно самостоятельное обучение, но быстрее если это будет обучение специалистом. Если система разрабатывалась на заказ или она не слишком распространена чтобы на каждом уличном лотке лежала книга "для чайников", то ничего не остается как приглашать специалиста.

5. Собственно запуск, когда все начинают работать на новых средствах. Здесь будут возникать основные проблемы и, желательно иметь под рукой кого-то, способного их решить.

Таким образом, можно сделать вывод, что для запуска в работу даже небольшого приложения, требуется затратить определенные усилия и провести стандартный набор работ внедрению. Внедрение можно провести силами самого предприятия, если нужно запустить несколько рабочих мест. Системный администратор может с этим справиться, если будет обладать достаточным объемом знаний и временем помимо основной работы. Возможно, у вас так все хорошо, что системный администратор мается от безделья, так пусть займется хоть внедрением :).

Однако, если нужно запустить больше одного-двух рабочих мест, или у приложения сложная функциональность (а с бизнес-приложениями именно так дело и обстоит), то без усилий внешних консультантов трудно обойтись, конечно, если у вас нет в запасе вечности или если вас не интересует результат.

Стоимость внедрения

Любое, даже самое простое программное приложение требует внедрения. Если внедрением занимаются штатные сотрудники, и в этом случае необходимо выделять на него время. В большинстве случаев, порядок действий по внедрению приложений - стандартен, а время, необходимое на проведение этих работ увеличивается пропорционально сложности автоматизируемых бизнес-процессов и их количеству. Добавьте сюда время на конвертацию данных (чем больше разнородных данных необходимо импортировать в систему, тем больше потребуется трудозатрат). Ну и конечно, не забудьте о времени обучения персонала и вы получите примерные сроки внедрения. А если рассчитать временные потери вашего персонала (ведь в процессе внедрения они не будут заниматься своими прямыми обязанностями), то получится примерная стоимость внедрения со стороны предприятия. Теперь добавляем стоимость консультантов и замечаем, что рассчитанная стоимость внедрения получилась примерно равной стоимости программного обеспечения, умноженной на три. Эту формулу, обычно, рекомендуют для грубого расчета стоимости внедрения, чтобы не погрязнуть на раннем этапе в сложных расчетах со многими неизвестными.

*Имеется ввиду анекдот, когда муж возвращается из командировки и застает жену в постели с любовником. Он стоит на пороге комнаты и с сочувствием спрашивает: "Ну я-то - муж, а вам это зачем?"