Как повысить эффективность процесса?

Согласно общему определению,  эффективность - это отношение затрат к результатам работы. Можно говорить про экономическую эффективность, социальную, экологическую и еще неизвестно какую, но в любом случае - главными понятиями эффективности будут  затраты и результаты.

 Мы можем говорить об эффективности работы, процесса, но не конкретной вещи. Например, мы не можем сказать насколько эффективен будет экскаватор, пока не определимся с результатом, который хотим получить в итоге прокопать траншею длиной в километр или вырыть яму для посадки куста. (К тому же всем известно, что два солдата из стройбата заменяют экскаватор).  Как повысить эффективность процесса? Возьмем простой пример...

Представим процесс: директор с бешенными глазами прибегает к работнику и сует ему ведомость с 20 числами, "это нужно мне прямо сейчас, скорее посчитай и принеси мне". Работник не спеша берет ручку (а куда торопиться-то) и складывает эти числа в столбик, записывая промежуточные результаты. Я думаю, что минут за 5-10, даже самый отъявленный двоечник справится с этой задачей и представит итог.

Допустим, что затраты будут 10 минут чистыми без перекуров и чаепития. Какая эффективность данного процесса? Считаем: затраты времени:  10 минут, за которые, собственно, сотрудник должен получать заработную плату. К примеру, наш работник получает 16 тыс. рублей в месяц и трудится полную 40 часовую рабочую неделю, т.е. 160 часов в месяц что составляет 100 рублей в час или 1.67 руб. в минуту. Затраты на его заработную плату в таком процессе составляют 16,7 рублей за 10 минутную работу.

Стоимостью листка бумаги мы пренебрежем, поскольку допускаем, что наш герой считал на полях бесплатной газеты, которую взял со стенда при входе в офис, но ручка стоила ему 10 рублей, за которой пришлось сходить в ближайший ларек (0.5 часа), он же у нас не может в уме складывать. Он работник хотя и умственного труда, но не цирковой артист. Ему нужен хотя бы простой инструмент в виде ручки и бумаги.

Итого затраты на заработную плату(работа+походы по магазинам = 40 мин) + материалы = 76.8 руб. Если мы хотим повысить эффективность этой работы, то нужно заранее приобрести ручку, чтобы наш работник не бегал в рабочее время за покупками, поскольку затраты времени на подготовку, в нашем случае, в три раза превышают затраты по времени на саму работу. И мы можем реально реально экономить на зарплате - 16.7 по сравнению с 66.8 совсем неплохая экономия. Да, действительно - повышение эффективности налицо, а именно в четыре раза. Вот, мы заодно и выяснили, почему стоит нанять курьера с меньшей ставкой, а не использовать высокооплачиваемых сотрудников для работы типа "отвези-привези".

Можно ли еще повысить эффективность этого процесса? Да, если вместо ручки за 10 рублей купить сотруднику инструмент, который будет быстрее выполнять работу, например, калькулятор за 50 (или арифмометр типа того, что на фото :)  ), тогда он будет производить расчеты в 10 раз быстрее, скажем, за 1 минуту и с меньшим количеством ошибок. Это хорошо? Конечно хорошо, но только если это не разовая работа.

Если вам нужно будет посчитать один раз эти двадцать чисел, то затраты будут всего 26,7 рубля (с ручкой, которую мы заранее купили оптом с доставкой, попутно с другими нужными для фирмы вещами), а с калькулятором 51.7  (1.7 зарплата работника за минуту) - хуже в два раза по деньгам, хотя уже и лучше в 10 раз по времени. А что важнее - решать директору. (Правда с калькулятором мы считаем, что обучение работе с ним не нужно).

Простой подсчет покажет, что калькулятор окупится за три расчета и дальше будет давать чистую экономию фонда заработной платы. Т.е. эффективность использования калькулятора для этой работы будет тем больше, чем больше расчетов мы с его помощью произведем.

Уф, покончили с примером и переходим к тому, для чего я все это писал. Меня очередной раз просили посчитать, какова эффективность  программного обеспечения для автоматизации предприятий, которое предлагает моя фирма. Отвечаю: вопрос не корректен, пока мы не определимся с задачами, которые кто-то конкретный сможет выполнять при помощи нашего ПО, а это не просто сложение чисел в столбик.

Здесь вмешивается человеческий фактор. К тому же если калькулятор мы просто положим в сейф, чтобы не украли, то о каком повышении эффективности можно говорить (затраты уже произведены, а время не экономится). Или мы дадим калькулятор человеку, который его видит в первый раз в жизни и никак не может переключить с режима округления до целых чисел, к режиму работы с десятичными, то пока он не научится это делать, расчет может занять больше, чем при помощи листка бумаги. Тоже самое и с программами.

В итоге выясняется, что как такового понятия эффективности компьютерной программы - не существует. Есть эффективность процесса, который с помощью инструмента можно повысить. Чтобы повысить эффективность процесса - нужно сначала определиться с целями, которые нужно достичь, с ресурсами, которые можно задействовать и инструментами, которые могут эту эффективность повысить.

Еще нужно определиться с метриками, по которым мы будем рассчитывать изменение увеличение эффективности:  время, деньги или другие ресурсы. Вот тогда-то и можно будет говорить о том, повысилась эффективность или нет и на сколько.

Подведем итоги:

Для повышения эффективности процесса нужно:

1. Для начала выбрать процессы, которые кажутся нам неэффективными и эффективность которых будем повышать.
2. Определиться с метриками, как мы будем замерять затраты, чтобы получить измеримые результаты. Кстати, лучше в графическом виде.
3. Понять цели процессов, ресурсы и затраты.
4. Продумать пути изменения процессов и подобрать инструменты для повышения эффективности.
5. Оценить стоимость инструментов, стоимость их запуска в работу и поддержки в рабочем состоянии. И уже на основании всего этого принять решение о том, хотим ли повышения эффективности такой ценой.
6. Провести работы по изменению процессов и внедрить использование новых  инструментов и замерить результаты.

Вуаля! Мы получили новый процесс с другой эффективностью. И что теперь? А теперь можно снова переходить к пункту 1. и начинать все с начала. И так до победного! Борьба за эффективность - процесс бесконечный.