Автоматизация,
автоматизированные информационные
системы, комплексные информационные
системы, сейчас
об этом много говорят, но не все понимают,
что это такое и самое главное, нужна ли
она вам. Если задаться вопросом, зачем
нужна автоматизация, то сразу возникает
встречный вопрос: «а что вы понимаете под
автоматизацией?».
Я могу ответить на него
так: автоматизация – возложение
некоторых функций на компьютерную
программу. И не зависимо от того, много
или мало функций, даже если вы
используете компьютер для одной рутинной
операции – это уже автоматизация.
Сразу можно заметить, что
компьютеры стоят сейчас на каждом столе в
офисе, и в этом смысле автоматизация
в какой-то мере проведена. Сейчас мы
не перепечатываем документы по десять
раз на печатной машинке, не складываем
массивы цифр в столбик (правда, если чуть
отъехать от Москвы, то можно и не найти
даже простой персоналки).
Для большинства офисных
работников стало уже привычным делом
создание документов в текстовом
редакторе или строить графики в
электронной таблице. Есть большое
количество программ, больших и малых,
которые в той или иной степени помогают
выполнять наши повседневные задачи. На
любом персональном компьютере можно
найти массу программных утилит или
программ посерьезнее, которые помогают
делать нам то или иное действие.
Действительно, зачем складывать числа в
столбик, если за вас это может сделать ваш
«железный друг».
Можно сказать, что частичная
автоматизация уже проведена. Что-то
делается, на компьютере, что-то вручную и
это вас устраивает. Такую автоматизацию
можно назвать «лоскутной». Лоскутной,
поскольку постольку здесь каждый сам за
себя. Каждый использует
тот инструмент, который ему, и может быть
только ему удобен или инструмент, который
лучше знает.
В этом как раз и заключается
большая проблема. Excel
знают многие, Access
несколько меньше, а конкретные
специализированные программы и того
менее. Есть инструменты лучше, чем те,
которыми пользуется большинство. Лучше,
быстрее, практичнее, но они далеко. Если Excel
вот он под рукой, возьми и пользуйся.
Недостаточно одного листа, создай другой,
не хватит и этого, создай третий. Это
материал, гибкий и податливый как глина,
лепи, что душе угодно.
И ведь лепят! Народные умельцы
создают такие таблицы, смотря на которые
диву даешься, как из электронной таблицы
создается практически полноценная база
данных, которая
позволяет вести складские операции,
рассчитывать прибыли от продаж,
формировать накладные и так далее и тому
подобное. Простой бухгалтер создает
инструмент для себя и под себя и
практически доволен, но правда до поры до
времени до тех пор, пока инструмент его
устраивает.
А чем может быть недоволен
бухгалтер? Только тем, если ему
необходимо работать больше. Если есть
инструмент, который хоть как-то облегчит
деятельность, то уже хорошо.
Необходимость
автоматизировать процесс возникает, если
этот процесс довольно трудоемок и время
его выполнения становится
неудовлетворительно. Вернемся к вопросу
складывания большого количества чисел в
столбик. До определенного предела с этим
справляется один человек, затем нужно два,
затем десять и так далее с увеличением
объема работы. Возникает проблема,
которую нужно решать.
Есть несколько способов решения.
Например, можно просто нанять десять
человек и пусть себе считают. Это один
путь, и многих этот путь устраивает.
Нанимаются операторы, которые уже сами
для себя создают таблицы
Excel (в
лучшем случае) и считают, считают, считают.
Есть другой путь – немного
подумать и найти или создать такой
инструмент, который позволит одному
человеку выполнять работу десятерых.
Возьмем простой пример. Есть задача:
заполнение базы данных по стандартным
анкетам. Есть бумажные формы анкет,
данные из которых заполняются в базу.
Можно сначала заполнять анкеты, а затем
операторы будут вводить эти данные в базу.
Можно посадить достаточное количество
операторов, которые будут этим
заниматься, а можно создать такую систему,
которая при помощи модуля распознавания
и обычного сканера будет автоматически
загружать данные в систему.
Что лучше? «Конечно лучше это
все делать автоматически», - скажете вы, -
«во первых можно задействовать меньше
операторов, во вторых будет меньше ошибок,
которые операторы неизбежно будут
совершать и, следовательно, будет меньше
затран на проверку данных».
Да, это все здорово, однако,
когда руководитель узнает по стоимость
такого решения, то очень часто можно
услышать «ничего, за эти деньги руками
поработают». Так что все критерии на тему
«лучше» или «хуже» тут же разбиваются о
финансовый барьер.
Для создания любой системы
автоматизации нужно приложить некоторые
усилия. Усилия не только финансовые, но и
сотрудников. Если для создания
небольшого Excel
листа можно одному человеку остаться
после работы или сделать нужный лист на
своем домашнем компьютере, то с более или
менее сложной задачей такой номер не
проходит. Нужно работать в четком
взаимодействии с разработчиками,
излагать им свои замыслы, пожелания и
требования, проверять, то, что они сделали
и не останавливаться на полпути, и это
усилия часто не того человека, труд
которого будет автоматизироваться.
Далеко не все руководители понимают, что
автоматизация требует усилий и от него
лично. Нужно направлять людей, убеждать, я
бы сказал серьезно убеждать подчиненных
в необходимости. Убеждать в том, что
автоматизация не только добавит им задач
(естественно, нужно заносить в программу
какие-то данные), но и снимет с них часть
рутинной работы по обработке данных.
Возьмем менеджеров по
продажам. У них есть блокноты, в которых
записаны клиенты и ничего больше не нужно.
То, что разные отделы предприятия будут
использовать заложенную в базу данных
информацию выяснится потом. Уже потом
сотрудники увидят, что документы, с
которыми работали в соседнем отделе,
могут быть эффективно использованы ими и
для этого не нужно прилагать вообще
никаких усилий, документы уже в
компьютере.
В автоматизации должны быть
заинтересованы не только и не столько
исполнители, а больше руководитель
предприятия. Естественно, кому как не
руководителю нужно чтобы интенсивность
работы компании возрастала, и,
соответственно компания получала больше
прибыли? Исполнителям? В большинстве
случаев, исполнители не особо радеют за
автоматизацию процесса. Обычно они
работают в определенном отлаженном ключе
и не хотят ничего менять. И правильно –
это не их задача, за них эту задачу должен
решать руководитель. Он видит узкие места,
видит, где можно улучшить процесс.
Руководитель должен понимать,
что «лоскутная» автоматизация, которой
чаще всего занимаются его подчиненные, не
будет иметь большого положительного
эффекта для предприятия в целом, да,
автоматизируются некоторые рутинные
процессы и облегчится труд нескольких
сотрудников, но что получит предприятие в
целом? Будет ли деятельность сотрудников
прозрачна для руководителя? Чем
занимаются сотрудники,
насколько хорошо они двигают бизнес
вперед, руководитель вряд ли сможет
понять из тех задач, которые «лоскутно
автоматизированы».
Кто из сотрудников будет
думать о задачах, выполняемых в соседнем
отделе, когда делает программу для себя
любимого? Да и кто будет закладывать в
программу такие функции, по которым
руководитель сможет проверить его
деятельность? В здравом уме – никто!
Поэтому главный в автоматизации –
руководитель и в первую очередь
дивиденды от автоматизации деятельности
его сотрудников получает именно он.
Дивиденды в виде высвобождения ресурсов
для более интеллектуальных задач, в виде
дополнительного контроля, в виде
дополнительных рычагов управления,
которые помогут выполнять задачи более
эффективно. А вопросы эффективности
работы – это тема совсем другого
разговора.
