Intranet-как инструмент бизнеса

Как часто в области создания программного обеспечения мы слышим слово «инструмент», в контексте «совершенно новый», «революционный», «не имеющий аналогов». Компании-разработчики на рынок новые программные продукты, которые призваны быть инструментом, помогающим в ведении бизнеса, автоматизирующим рутинные операции, позволяющим принимать правильные решения. Программы призваны брать на себя задачи, которые человек делает медленнее или для выполнения которых требуются специальные знания. Правда не всегда, для автоматизации своих задач нужно искать совершенно новые технологии и инструменты, возможно, они уже есть у вас под рукой.

Если добавить чуть-чуть философии, то компьютерная программа  – это заложенные в нее знания разработчиков, многократно усиленные скоростью процессоров вычислительной техники. Конечно, многое зависит и от реализации, но все-таки идея – главное в программном продукте. Фактически разработчики продают свои идеи, знания и опыт, призванные помогать пользователям в их повседневной работе.

Представьте, что вместо программы с вами общается один, два или сто экспертов, которые помогают вам сделать ту или иною задачу, подсказывают и заботливо берут на себя часть или даже всю работу. Теперь вспомним о  компании-разработчике, в которой сами сотрудники являются такими экспертами. Как они относятся к чужим программным инструментам, в особенности автоматизирующим управление процессом создания программ? Во многих случаях можно услышать фразу «зачем это нам, мы и сами так сможем сделать». Однако, для того, чтобы сделать самим в большинстве случаев не хватает ресурсов, ведь нужно и основной работой заниматься. Поэтому так часто компании-разработчики остаются в ситуации «сапожник без сапог».

Как, к примеру, обстоит дело с автоматизацией документооборота компаниях-разработчиках? Обычно на внедрение серьезной системы не хватает человеческих, да и денежных ресурсов и выделить несколько человек для создания сложной системы, финансовая отдача от которой не слишком очевидна, не представляется возможным. Особенно это характерно для небольших компаний.

А ведь в любой фирме в течение деятельности накапливается значительное количество документов. Можно сказать, что наряду с сотрудниками и их знаниями, документы составляют «золотой фонд» компании. Это багаж, который должен увеличиваться от проекта к проекту. Причем документы должны не просто лежать, а продуктивно работать, использоваться  в повседневной деятельности и приносить прибыль компании.

Ресурсов не хватает, системы документооборота дороги. Есть ли альтернатива? Идея не нова, но довольно эффективна. Это организация Intranet-системы, представляющей из себя Web-сайт для внутреннего использования. Такая задача более простая и дешевая, чем полноценная система документооборота и начинает давать положительный эффект уже с первых документов. Intranet-сайт нет необходимости делать сразу. Его можно «выращивать» от документа к документу. И уже через некоторое время каждый сотрудник компании будет начинать свой день с просмотра обновлений на Intranet-сайте.

Почему же сейчас далеко не во всех компаниях, даже имеющих своих штатных Web-мастеров, создаются сайты для внутреннего использования? Возможно, причина такого положения дел кроется в том, что не нужно убеждать руководителей в необходимости своего «виртуального представительства» в глобальной сети, но выгоды от использования Intranet-решений далеко не так очевидны. Они не дают прямую финансовую отдачу, которую можно сразу посчитать, как, например,  продажи через Internet, но все-таки и не так малы, чтобы с ними совсем не считаться. Какие же преимущества предоставляет нам создание такого решения?

Во-первых, это легкость и простота получения информации. Для использования Intranet-ресурсов не нужно изучать сложные программные продукты, достаточно научиться использовать Internet Explorer и «кликать» мышкой по ссылкам. Сейчас, даже далекий от мира информационных систем руководитель знает, как работать с мышкой и искать информацию в Internet. Поэтому, если документы уже подготовлены и на них есть ссылки с Intranet-сайта, то просмотреть их может каждый, кому даны соответствующие полномочия.

Например, после создания бухгалтерского отчета в формате HTML мы убиваем сразу двух зайцев, отчет всегда под рукой, не нужно его искать в дебрях бухгалтерской программы, а также нет потерь времени на ожидание, когда программа его посчитает. В этом случае, Intranet-система выполняет роль персонального секретаря, который доставляет документы прямо на стол руководителю.

Во-вторых, доступ к информации через Intranet-систему значительно быстрее, чем при использовании настольных приложений. Часто необходимо посмотреть одну-две цифры, для чего совсем не обязательно загружать  ресурсоемкие программные пакеты. К тому же офисные программы, да и другие программы, в которых готовятся документы, позволяют сохранять их HTML формате, готовом к публикации в Intranet-сети.

В-третьих, использование Intranet помогает решить вопросы безопасного доступа к информации. Совершенно незачем допускать пользователей к бухгалтерской программе, когда нужно лишь просмотреть задолженности поставщиков за прошлый год. Сформируйте отчет в формате HTML и сделайте его доступным в Intranet. Читатели смогут только просматривать готовый отчет, но изменить информацию будут не в состоянии.

Нельзя забывать и о вопросах лицензирования программных продуктов. Сейчас многие компании задумываются о легальности копий программ, установленных у них в офисе. Проводятся кампании по борьбе с пиратством и рано или поздно все мы перейдем на легальное использование ПО. При этом инсталляция на каждой рабочей станции сети специального программного пакета только для просмотра созданных документов может быть слишком дорогим решением. Гораздо выгоднее с экономической точки зрения будет установка дорогостоящего редактора только тем сотрудникам, работа которых связана с созданием и изменением документов, а остальным предоставить доступ к HTML копиям, создаваемым этими сотрудниками.

Однако формирование Intranet-сайта из документов, созданных сотрудниками – это только часть применения Intranet-приложений. Еще более перспективным видится публикация во внутренней сети данных, собранных в автоматическом режиме. Это могут быть различные протоколы работы программно-аппаратных систем или даже протоколирование действий сотрудников. Последний вариант открывает большие возможности для руководителей по контролю работы подразделений или даже целых предприятий. Контроль за e-mail активностью можно легко организовать, и предоставить возможности просмотра результатов такой активности руководителям через Intranet-сайт. Использование Web-технологий для отображения этих протоколов позволит быстро реализовать и с легкостью вписать их в Intranet-систему. Нужно сказать, что в моей практике были такие прецеденты.

При использовании динамически формируемых страниц мы получаем еще более обширное поле применения для Intranet-систем. Такая система может самостоятельно собирать данные о документах, появляющихся в сети, рассылать оповещения заинтересованным лицам и публиковать аннотации документов на внутренних страницах без участия администратора.

Использование скриптовых языков для динамического формирования страниц, позволяет добиться результата, сравнимого с результатом применения настольных приложений. Причем результат можно получить значительно быстрее, поскольку трудоемкость создания динамических страниц не сравнима с созданием desktop-систем.

Возможности современных средств разработки позволяют одним щелчком мыши строить отчеты по информации из любых баз данных локальной сети. Хотя не каждый сотрудник умеет пользоваться Query Analyzer для доступа к базе данных MS SQL Server, но каждый сможет нажать несколько кнопок на Web-странице и получить нужный отчет, создаваемый Intranet-системой.

Например, Microsoft Visual Studio .NET для ASP.NET страниц позволяют разрабатывать отчеты профессионального качества. Разработчик может не просто показывать записи базы данных на Web-страницах, но и при помощи компонента Crystal Reports, включенного в Visual Studio .NET., получать сложные отчеты как для публикации на HTML страницах, так и для выгрузки их в другие популярные форматы, такие как MS Word, MS Excel или PDF (рис. 1).

Как только в Intranet-проекте начинают участвовать динамически созданные страницы, мы получаем небольшое, но полноценное приложение. Но поскольку большинство страниц такого приложения являются самодостаточными и могут изменяться и добавляться независимо друг от друга, то расширение Intranet-решения идет менее болезненно и ведется с минимальными вложениями ресурсов. Создание и доработка системы ведется для удовлетворения потребностей сотрудников в конкретной информации, поэтому в ней изначально не будет лишней функциональности.

В заключении можно сказать, что Intranet-системы могут быть и простыми, состоящими из нескольких статических страниц и сложными приложениями автоматизации предприятий. Однако общим для всех них будет использование Web-технологий для обмена информацией между сотрудниками компании. И главная проблема не в том, использовать или не использовать такие решения, а в грамотной организации процесса работы с информацией и документооборота в компании. Документы должны не просто создаваться и откладываться в долгий ящик, а  собираемая информация должна быть легко доступна для использования в повседневной работе, и  Intranet-система призвана быть инструментом, поддерживающим этот процесс.